Zeitmanagement: Meine 6 Schritten für maximale Produktivität

Ich weiß nicht, wo mir der Kopf steht. Projekte, die Blog4Business und Jobs bringen mich an meine zeitlichen Grenzen. bloggerabc leidet darunter und vielleicht ist dir aufgefallen, dass ich nicht mehr regelmäßig blogge. Mein letzter Artikel „Das KonferenzCamp zum Thema Blog und Social Media“ erschien am 10. April. Einen Monat davor veröffentlichte ich „ChatGPT & Co.: so nutzt du künstliche Intelligenz für deine Blogartikel“.

Disclaimer: Dieser Artikel erschien am 29. Juli 2015 und wurde von mir vollständig überarbeitet und ergänzt.

Das ist kein Zustand und ich bin mit der Situation unzufrieden. Extrem sogar. Aus mehreren Gründen. Einerseits, weil ich bloggerabc vernachlässige und damit mein wichtigstes Standbein. Meinem eigenen Blog keine Priorität einzuräumen, ist das Dümmste, was ich tun kann. Schließlich ist mein Blog mein Marketingkanal und damit mein Aushängeschild für interessierte Kunden.

Andererseits muss ich mir eingestehen, dass mein Zeitmanagement und damit mein Selbstmanagement eklatante Schwächen hat. Sobald das eigene Marketing leidet und andere Themen mehr Prio bekommen, die nichts mit einem selbst zu tun haben, stimmt etwas nicht. Für mich wird eins deutlich: Organisieren und priorisieren will, gelernt sein. Besonders dann, wenn mehrere Dinge anstehen, die im Grunde alle an Punkt 1 der To-do-Liste stehen sollten. Das will ich ändern und in diesem Artikel zeige ich dir, wie ich dabei vorgehe.

Die Zeit, die wir haben, nutzen wir nicht

Gefühlt fliegt die Zeit. Dabei hat der Tag für jeden von uns 24 Stunden. Zeit, die für uns alle gleich ist. Dennoch kommt mir so vor, dass ich permanent der Zeit hinterherrenne. Manchmal weiß ich nicht einmal, wo ich anfangen soll. Vielleicht fühlt es sich für dich ähnlich an.

Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.

– Lucius Annaeus Seneca

Da hat der alte Römer einen schlauen Satz gesagt. Die vorhandene Zeit optimal zu nutzen, scheint der Schlüssel zu sein. In Gesprächen mit KollegInnen und FreundInnen zu dem Thema habe ich bemerkt, dass oft kein Bewusstsein dafür besteht, wie viel Zeit einem wirklich zur Verfügung steht. Da werden Dinge erledigt oder angefangen, die zu einem anderen Zeitpunkt definitiv besser aufgehoben werden.

In meinem Fall sind es mal eben Nachrichten zu checken oder fix eine Mail beantworten, die hereingekommen ist. Diese kleinen „mal eben machen“ Handlungen sind Zeitkiller. Niemand prüft mal eben Mails oder Nachrichten, sondern versackt dann meistens noch in irgendwelchen Social-Media- oder Nachrichtenkanälen. Und aus „mal eben kurz“, wird fix eine halbe Stunde.

Wieder in die ursprüngliche Aufgabe gedanklich hereinkommen dauert und wenn diese ohnehin langweilig oder lästig war, noch einmal länger. Zack sind aus ein paar Minuten etwas anderes machen, eine Stunde oder mehr geworden. Am Ende waren wir weniger produktiv und einige Dinge auf der To-do-Liste sind – mal wieder – liegen geblieben. Auf diese Weise sammeln sich immer mehr Aufgaben an, die garantiert nicht an einem Tag zu schaffen sind. Das kann nicht das Ziel sein!

1. Klarheit beherrscht das Chaos – Notiere deine Zeit

Um das Zeitmanagement und damit die Aufgaben in den Griff zu gekommen, muss Klarheit her. Das bedeutet, es ist wichtig zu wissen, wie viel Zeit am Tag für Jobs und Projekte wirklich vorhanden ist.

Darum sollte der erste Schritt sein, die Aufgaben und damit verbundene Zeiten aufzuschreiben.

Wann machst du was und wie viel Zeit kostet es dich?

Du kannst es manuell notieren oder du nutzt ein Zeiterfassungsprogramm. Ich habe beides ausprobiert und mich für ein digitales Tool entschieden. Denn zu schnell vergesse ich mir Zeiten aufzuschreiben oder die Uhr im Blick zu haben. Zudem kostet mich das Notieren wieder Zeit. Darum nutze ich das Tool Timing.

Ich kann es 30 Tage kostenlos nutzen und so einen Monat lang aufzeichnen, was ich tue und wie lange ich dafür benötige. Timing läuft im Hintergrund auf meinem Mac und trackt alles. Das bedeutet einerseits, dass sämtliche Aktivitäten am Laptop erfasst werden und andererseits, dass ich mich nicht selbst beschummeln kann.

Das Ergebnis meiner Zeiterfassung hat mir eine ordentliche Portion Realität verpasst. Denn ich habe schnell gemerkt, dass ich mir a) zu viele Aufgaben einplane und b) mich leicht ablenken lasse.

Meine Achillesferse ist die Konzentration auf das Wichtigste. Um das in den Griff zu bekommen, nutze ich mehrere Zeitmanagementmethoden, die ich kombiniere, um meine Zeit effektiver zu nutzen und meine Aufgaben besser zu planen.

2. Getting Things Done

Die erste Technik, die ich anwende, ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen. Am Abend vor meinem Arbeitstag setze ich mich hin und mache ich meinen Kopf frei von allen Dingen, die ich zu tun habe. Die Grundlage von Getting Things Done ist es, alles und ich meine wirklich ALLES, aufzuschreiben, was man als Aufgaben für den Tag betrachtet. Das sieht dann beispielsweise so aus (nach dem ich es erledigt hatte):

Ich schreibe jeden kleinen Fitzel auf und notiere diesen in mein Notizbuch. Fällt mir dann nachträglich noch etwas ein, dann schreibe ich es einfach dazu. Wie du siehst, ist da nichts sortiert. Es ist wirklich alles so aufgeschrieben, wie es mir durch den Kopf schoss.

3. Eisenhower-Matrix

Dann gehe ich dazu über, meine Notizen nach einem ABCD-Schema von General Dwight D. Eisenhower zu ordnen. Kein Witz, diese Technik des Zeitmanagements geht tatsächlich, wie der Name schon sagt, auf den ehemaligen US-Präsidenten zurück. Bei der Armee und zu Kriegszeiten geht es meistens um Zeit und Prioritäten, also darum zügig Entscheidungen zu treffen. Wobei Eisenhower ein Grundsatz wichtig war: Priorität vor Zeit. Also wendete er ein Quadrat an, teilte es in Abschnitte und trug von links nach rechts und von oben nach unten folgende Einteilung ein:

1. Dinge, die dringend UND wichtig sind

2. Dinge, die wichtig, aber NICHT dringend sind

3. Dinge, die dringend, aber NICHT wichtig sind

4. Dinge, die nicht dringend und nicht wichtig sind

Doch welche Dinge sind dringend und wichtig bzw. wichtig aber nicht dringend oder dringend aber nicht wichtig?

Zu Punkt 1. gehört jede Aufgabe, die keinen Aufschub duldet und absoluten Vorrang hat. Beispielsweise, weil eine Deadline damit verbunden ist oder ohne diese Aufgabe ein Projekt nicht starten kann. Sie ist also dringend und wichtig.

Punkt 2. beinhaltet Aufgaben, die geplant werden können. Sie sind wichtig, können aber zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden. Allerdings müssen sie im Auge behalten werden, damit sie nicht dringend werden.

Punkt 3. umfasst Aufgaben, die eine Frist haben und erledigt werden müssen, jedoch zunächst keine Konsequenzen haben, wenn sie jetzt nicht gemacht werden. Etwa die Buchhaltung. Sie muss gemacht und möglicherweise bis zu einem bestimmten Termin beim Steuerberater sein oder an das Finanzamt gemeldet werden. Es ist aber nicht schlimm, wenn du sie nicht JETZT sofort machst, sondern dir ein paar Tage Zeit lassen kannst. Sollte es der Fall sein, dass du mit deiner Buchhaltung hinterherhinkst und deine Abgabe besser gestern als heute gewesen wäre, dann ist sie dringend UND wichtig. Gehört also zu Punkt 1.

Aufgabe, die dringend, aber nicht wichtig sind, können unter Umständen auch delegiert werden. Wie eben die Buchhaltung. Du kannst sie selbst machen oder komplett an ein Steuerbüro auslagern.

Bei Punkt 4. werden Aufgaben eingeordnet, die entweder in die Ablage oder direkt in den Papierkorb wandern.

Vorsicht: Die Eisenhower-Methode funktioniert nicht, sobald Aufgaben von anderen vorgegeben und priorisiert werden. Mehr dazu liest du in dem Artikel „Warum die Eisenhower-Methode oft nicht funktioniert „Warum die Eisenhower-Methode oft nicht funktioniert“.

Sobald ich meine Liste entsprechend der Eisenhower-Methode sortiert habe, kann ich meist schon etwas durchatmen. Der große Berg an Aufgaben ist für mich schon wesentlich übersichtlicher und überschaubarer geworden. Ich kann dann besser einschätzen, wie ich meinen Tag gestalten muss, um mit den dringendsten Aufgaben anzufangen.

4. Zen to done

Nachdem ich mir Überblick verschafft habe, was wichtig und dringend ist, gehe ich dazu über, die für mich wichtigsten Dinge in maximal drei Aufgaben zu gliedern. Es können also auch weniger Aufgaben sein. Diese Methode wurde von Leon Babauta entwickelt und greift Elemente von verschiedenen Selbstmanagement-Methoden auf. Unter anderem auch von Getting Things Done.

Diese Technik habe ich in einer Coaching-Sitzung gelernt und wende sie jetzt in einer für mich funktionierenden Form an. Mein Kniff dabei: Ich wähle maximal drei Aufgaben pro Kategorie. Beispielsweise ist können Kategorien sein „Bloggen“, „Termine festlegen“ und „Workshop vorbereiten“. Je nachdem, was am Tag ansteht. Die Kategorien können also wechseln. Dann könnten die drei Aufgaben für das Bloggen sein:

1. Artikelentwurf schreibe
2. Überarbeiten und Veröffentlichung planen
3. Social-Media-Post für Instagram vorbereiten

Ist dann noch Puffer übrig, darf ich gerne noch etwas anderes von meiner To-do-Liste abarbeiten. Aber NUR dann!

5. Blöcke planen

Nachdem ich weiß, welche drei Aufgaben ich mir pro Kategorie bearbeiten will, nehme mir meinen Kalender zur Hand. Darin bestimme konkret, was ich wann mache. Beispielsweise serviere ich mir von 8:00 bis 12:00 einen Block für die Kategorie A und von 15:00 bis 18:00 für die Kategorie B. Diese Zeiten sind fix wie ein Arzttermin. Auf diese Weise blocke ich mir Zeitfenster, in denen ich ausschließlich an Aufgaben arbeite, die ich diesen Projektzeiten zugeordnet habe. In dieser Zeit deaktiviere ich auch alle Push-Benachrichtigungen und lasse nur im Notfall Anrufe zu. Mein Mailprogramm habe ich geschlossen.

Mails und Mitteilungen am Handy sind meine größten Zeitkiller. Ich lenke mich liebend gerne ab. Prokrastination, hurra. Prokrastination. Darum muss ich mich disziplinieren, um nicht ständig meine Mails zu kontrollieren. Entsprechend habe angefangen, mir Routinen zu erarbeiten.

1. Ich checke meine Mails nur noch 2x täglich, das fiel mir schwer, hilft mir aber enorm.
2. Zusätzlich habe ich die Push-Nachrichten an meinem Handy ausgeschaltet, was mir dagegen erstaunlich leicht fiel.
3. Im nächsten Schritt werde ich mein Handy außer Sichtweite legen und nur zu festgelegten Zeiten prüfen, ob etwas Wichtiges reinkam.

6. Pomodoro-Technik

Wenn ich Texte zu schreiben habe, dann verwende ich zusätzlich den Tomato Timer. Dieser Timer geht auf die Pomodoro-Technik zurück und unterteilt Zeitabschnitte in je 25 Minuten. Nach dieser Zeit kannst du wählen, ob du eine kurze Pause von fünf Minuten machen willst oder einen Break von zehn Minuten benötigst.

Ich nutze das Tool besonders dann, wenn ich Blogposts schreibe oder für Kunden an Texten arbeite. Dabei staune ich immer wieder, wie schnell die Zeit vergeht und wie viel ich doch geschafft habe. Den Timer lasse ich zukünftig auch mitlaufen, wenn ich Social-Media-Posts plane und umsetze. So bin ich zum einen effektiver, weil ich „nur“ 25 Minuten Zeit habe und kann gleichzeitig sehen, wie lange ich wirklich brauche. Auf diese Weise kann ich mein Zeitmanagement realistisch festhalten und weiß in Zukunft, wie viel Zeit am Tag ich tatsächlich einplanen kann.

Fazit

Mit der Kombination dieser Techniken habe ich mein Zeitmanagement besser im Griff. So sehe ich nicht nur, wie viel Zeit ich wirklich am Tag zur Verfügung habe, sondern auch, wann ich Nein zu weiteren Projekten und Aufgaben sagen muss. Gleichzeitig gibt mir das Durchstreichen meiner To-dos ein gutes Gefühl, weil ich merke, was ich alles geschafft habe. Das motiviert mich zusätzlich, meine Aufgaben realistisch anzugehen und nicht einfach aus dem Bauch heraus zu planen, um am Ende frustriert zu sein, weil ich vieles nicht geschafft habe.

Besonders das Trackingtool für meine Zeiterfassung hilft mir zu sehen, wie lange ich WIRKLICH für meine Aufgaben benötige. Die Dauer, wie lange ich an etwas arbeite, habe ich bisher her nur oberflächlich erfasst. Bin ich dann mal abgedriftet, um irgendeine Newsseite zu lesen, dann floss die Zeit da rein. Das geht nun nicht mehr so einfach, weil ich gerne „saubere“ Zahlen möchte.

Bis auf die Pomodoro-Technik nutze ich für die Umsetzung ganz einfach Zettel und Stift bzw. in meinem Fall ein Notizbuch. Du kannst aber auch Evernote oder Todoist nutzen, wenn dir ein Online-Tool mehr liegt. Beide Programme sind in der Basisversion kostenlos und absolut ausreichend, um sich zu organisieren oder Ideen festzuhalten. Es muss nicht Hightech und fancy sein, um sich zu strukturieren. Selbst den 25-Minuten-Timer kannst du mit deinem Handywecker oder einer Eieruhr machen.

Mein Tipp: Finde für dich heraus, welcher Weg dir liegt und dann leg los!

PS: Ich stelle dir hier ein Arbeitsblatt als PDF zu Verfügung. Das kannst du dir einfach herunterladen, um direkt mit dem Planen deiner Aufgaben zu starten. Sag mir gerne, ob dir das PDF gefällt und weiterhilft.

Und jetzt bin ich neugierig. Wie sieht es bei dir aus? Wie organisierst du dich und welche Methoden nutzt du?